一、適宜性

適宜性指管理體系與組織所處的客觀(guān)情況的適宜過(guò)程。這種適宜過(guò)程應(yīng)是動(dòng)態(tài)的，即管理體系應(yīng)具備隨內(nèi)外部環(huán)境的改變而做相應(yīng)的調(diào)整或改進(jìn)的能力，以實(shí)現(xiàn)規(guī)定的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)。

不同類(lèi)型、不同規(guī)模、 提供不同產(chǎn)品的組織，具有各自不同的特點(diǎn)，管理體系應(yīng)體現(xiàn)組織的特點(diǎn)，與組織內(nèi)外部情況相適應(yīng)，適應(yīng)于組織的運(yùn)動(dòng)。而組織所處的外部環(huán)境是不斷變化的，如相關(guān)法律法規(guī)和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的修訂：管理體系要求的變更:顧客要求和期望的變化;供方情況的改變:市場(chǎng)行情的變化，環(huán)保、節(jié)能等社會(huì)要求的改變，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步等。

組織的內(nèi)部環(huán)境同樣處在不斷的變化之中，如組織機(jī)構(gòu)與職能的調(diào)整:高層領(lǐng)導(dǎo)人事變動(dòng)，財(cái)務(wù)狀況的變更，組織規(guī)模隨人員、設(shè)施的增加不斷壯大；改組、改制等帶來(lái)的運(yùn)營(yíng)機(jī)制的變化；產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與類(lèi)型的調(diào)整;采用新技術(shù)、主工藝、新設(shè)備引起的資源與手段的更新，組織的宗旨和自身要求的變化;生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、職業(yè)的健康安全、環(huán)境等其他管理體系的變化等。

二、 充分性

充分性指管理體系對(duì)組織全部質(zhì)量活動(dòng)過(guò)程覆蓋和控制的過(guò)程， 即管理體系的要求、過(guò)程展開(kāi)和受控是否全面，也可以理解為體系的完善程度。

充分性要求組織的管理體系結(jié)構(gòu)合理，過(guò)程滿(mǎn)足管理的需要，程序完善，資源充足，具有充分滿(mǎn)足顧客和市場(chǎng)不斷變化的要求的能力，因此，組織在建立、運(yùn)行和保持管理體系時(shí)，要考慮體系的結(jié)構(gòu)和過(guò)程的合理性，評(píng)價(jià)是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求、組織的需要和組織的能力，是否具有自我發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力，以實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。具體講，管理體系的充分性包括以下兩個(gè)方面。

1.組織是否識(shí)別了所有的管理體系過(guò)程，是否對(duì)已識(shí)別的管理體系過(guò)程進(jìn)行了適當(dāng)?shù)谋硎?，是否根?jù)控制的需要對(duì)過(guò)程予以充分的展開(kāi)。如果某過(guò)程(特別是對(duì)管理體系有影響的過(guò)程) 沒(méi)有被識(shí)別，或者盡管識(shí)別了某一過(guò)程，但對(duì)如何確保過(guò)程的有鏟運(yùn)行和控制沒(méi)有給予適當(dāng)?shù)囊?guī)定，或者對(duì)過(guò)程控制和管理職責(zé)作出規(guī)定，就會(huì)因過(guò)程不能得到有效控制而造成管理體系的不充分。

2.組織在實(shí)施各種持續(xù)改進(jìn)時(shí)，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)管理體系存在諸多考慮的活動(dòng)，或者結(jié)構(gòu)不合理、刪減標(biāo)準(zhǔn)條款不恰當(dāng)、職責(zé)權(quán)限接口規(guī)定不明確，資源配置不足、文件不能滿(mǎn)足確保其過(guò)程有效策劃與運(yùn)行和控制的需要、所需的信息不夠，采用的方法不當(dāng)?shù)龋霈F(xiàn)這些情況就是沒(méi)有實(shí)現(xiàn)管理體系的充分性。

三、有效性

有效性指組織對(duì)完成所策劃的活動(dòng)并達(dá)到策劃結(jié)果的程度所進(jìn)行的度量，即通過(guò)管理體系的運(yùn)行，完成體系所需的過(guò)程或者活動(dòng)而達(dá)到所設(shè)定的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的程度，包括與法律法規(guī)的符合程度、顧客滿(mǎn)意程度等。

為判定管理體系的有效性，組織可將有關(guān)的信息與設(shè)定的質(zhì)量方針質(zhì)量目標(biāo)進(jìn)行對(duì)比， 判斷管理體系過(guò)程是否達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。 這些信息主要有: 顧客的反饋， 包括對(duì)顧客的滿(mǎn)意、 不滿(mǎn)意程度的測(cè)量結(jié)果和顧客抱怨; 過(guò)程的業(yè)績(jī)，即實(shí)現(xiàn)直接增值或間接增值而達(dá)到預(yù)期結(jié)果的程度， 包括顧客對(duì)員工服務(wù)態(tài)度滿(mǎn)意程度的提升、 生產(chǎn)效率的提高、 是市場(chǎng)占有率的增加、成本的降低等: 產(chǎn)品的符合性，包括與顧客要求法律法規(guī)要求及組織要求的符合程度; 審核的結(jié)果，包括內(nèi)審和外審發(fā)現(xiàn)的產(chǎn)品、 過(guò)程和體系的不符合等。

總之，由于組織內(nèi)部環(huán)境的變化，可能導(dǎo)致管理體系的不適宜:由于過(guò)程未識(shí)別或已識(shí)別的過(guò)程未充分展開(kāi)，可能造成管理體系的不充分，由于質(zhì)量方針的質(zhì)量目標(biāo)未能實(shí)現(xiàn)，會(huì)影響管理體系的有效性。

適宜性、充分性和有效性是相互關(guān)聯(lián)不可分割的整體。有效性是組織建立管理體系的根本目的，適宜性，充分性是達(dá)到有效性的重要保證。組織的最高管理者應(yīng)按策劃的時(shí)間間隔，圍繞適宜性、充分性、有效性對(duì)管理體系系統(tǒng)的評(píng)審，根據(jù)評(píng)審結(jié)果及時(shí)做出改進(jìn)決定并采取相應(yīng)的措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理體系、產(chǎn)品、過(guò)程和資源需求的持續(xù)改進(jìn)。管理體系對(duì)環(huán)境的變化應(yīng)具有持續(xù)的適宜性，在滿(mǎn)足要求方面具有持續(xù)的充分性，從而確保實(shí)現(xiàn)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的持續(xù)有效性。